Nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Das Dokument hebt die Bedeutung der Integration von Nachhaltigkeitsmaßnahmen in den Planungsprozess von Veranstaltungen von Beginn an hervor, um umweltfreundliche und klimaneutrale Events zu ermöglichen. Die vier Hauptphasen der Veranstaltungsorganisation werden wie folgt dargestellt: Planung, Konkretisierung, Durchführung und Nachbereitung. Nachhaltigkeitsaspekte sollen in jeder Phase berücksichtigt werden, besonders in der Planungs- und Konkretisierungsphase, um umweltfreundliche Entscheidungen frühzeitig zu treffen .

Dieses Kapitel bietet detaillierte Anleitungen und Empfehlungen für verschiedene Handlungsfelder der nachhaltigen Veranstaltungsorganisation, darunter:

• Mobilität
• Veranstaltungsort und Unterbringung der Teilnehmenden
• Energie und Klima
• Temporäre Bauten und Messestände
• Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen
• Catering
• Abfallmanagement
• Umgang mit Wasser
• Gastgeschenke und Give-aways
• Organisation, Kommunikation und Evaluation
• Barrierefreiheit
• Gender-Mainstreaming

Mobilität

Die Hauptbelastung der Umwelt wird bei Veranstaltungen in der Regel durch die An- und Abreise der Teilnehmenden verursacht. Hinzu kommen Umweltbelastungen durch die Fahrten vor Ort. Oberstes Ziel ist die Vermeidung von Treibhausgasemissionen, indem An- und Abreise und Reisen vor Ort reduziert werden und auf emissionsarme Mobilität gesetzt wird. Noch bevor mit der Organisation einer Veranstaltung begonnen wird, sollte daher geprüft werden, ob ein Treffen vor Ort in jedem Falle oder für alle relevanten Teilnehmenden notwendig ist. Mitunter genügt auch eine Video- oder Telefonkonferenz und/ oder eine fallweise Zuschaltung für Einzelbeiträge. Gerade wenn sich die Teilnehmenden bereits kennen, bieten sich diese virtuellen Treffen an. Dadurch lassen sich Zeit und Kosten sparen sowie Umweltbelastungen in allen Handlungsfeldern vermeiden. Wichtig ist, dass umweltbezogene Anforderungen bei Mobilitätsdienstleistungen, z.B. zur Benutzung emissionsarmer und energieeffizienter Verkehrsmittel, schon frühzeitig in den abzuschließenden Verträgen berücksichtigt werden.

Ziele

• Verkehrsbedingte Umweltbelastungen reduzieren
• Nicht vermeidbare Reisetätigkeit kompensieren

Maßnahmen

• Prüfung von Alternativen (virtuelle oder Telefonkonferenzen)
• Prinzip der „kurzen Wege“ – Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Fahrräder zur Verfügung stellen, emissionsfreie Shuttlefahrzeuge.

Veranstaltungsort und Unterbringung der Teilnehmenden

Der Bereich „Veranstaltungsort und Unterbringung der Teilnehmenden“ umfasst Anforderungen an die Konferenzgebäude und Hotels sowie Aspekte der vorgesehenen Rahmenveranstaltungen. Bei der Auswahl der Hotels und Konferenzgebäude und der Durchführung von Veranstaltungen spielen Fragen des Abfallmanagements, der Beschaffung, des Energieverbrauchs, des Bedarfs an temporären Bauten, der Mobilität, der Versorgung und des Wasserverbrauchs eine wichtige Rolle. Diese Themen werden in den entsprechenden Kapiteln getrennt dargestellt. Besonders hingewiesen sei auf das Handlungsfeld Mobilität, da die An- und Abreise sowie die Mobilität vor Ort zu den wichtigsten Aspekten zählen, Umweltbelastungen zu reduzieren.

Ziel

• Auch bei Rahmenveranstaltungen auf größtmögliche Umweltverträglichkeit achten

Maßnahmen

• Hotels und Locations unter Nachhaltigkeitsaspekten recherchieren (ggf. spezielle Portale nutzen)
• Bei der Auswahl auf Zertifizierung achten (EMAS- oder Europäisches Umweltzeichen)

Energie und Klima

Die Reduzierung des Energieverbrauchs und die Steigerung der Energieeffizienz sind große Stellschrauben, um eine Veranstaltung nachhaltig zu gestalten. Das Handlungsfeld „Energie und Klima“ spielt als übergeordnetes Thema zum Beispiel bei der Mobilität und der Auswahl der Konferenzgebäude und Hotels am Veranstaltungsort eine entscheidende Rolle. Die eigenständige Behandlung soll die umweltpolitische Bedeutung des Themas unterstreichen und den Blick der Organisatorinnen und Organisatoren hierauf schärfen. Klimabeeinflussende Energieverbräuche entstehen bei der An- und Abreise der Teilnehmenden, bei der Mobilität am Konferenzort, beim Heizen, Kühlen und der Beleuchtung der Konferenzgebäude und Hotels und dem Einsatz von Konferenztechnik.

Ziel ist es, diese Energieverbräuche zu minimieren. Insbesondere werden Maßnahmen genannt, die zu einem sparsamen Stromverbrauch beitragen. Den Veranstaltern sind bei Energieeinsparmaßnahmen jedoch Grenzen dadurch gesetzt, dass bestehende Konferenzgebäude und Hotels in der Regel kaum baulich verändert werden können. Deshalb sollten diese Aspekte frühzeitig bei der Auswahl des Konferenzortes und der Konferenzgebäude bedacht werden. Eine Berücksichtigung ist möglich, wenn zum Beispiel EMAS-registrierte Einrichtungen ausgewählt werden. Das Hauptaugenmerk der Organisatorinnen und Organisatoren wird auf einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung und das Funktionieren der Technik liegen. Allerdings kann auch der Energieverbrauch durch den bewussten Einsatz von energieeffizienten Geräten und das Vermeiden von zu warmen Tagungsräumen im Winter oder zu kalten im Sommer (durch den Einsatz von Klimatechnik) beeinflusst werden.

Ziele

• Energieverbrauch eindämmen
• Energieeffizienz steigern
• Treibhausgasemissionen reduzieren / vermeiden

Maßnahmen

• Nicht über 20 Grad heizen / nicht mehr als 6 Grad unter Außentemperatur kühlen
• Strom aus erneuerbaren Quellen beziehen
• IT-Geräte mit „Blauer-Engel“-Zertifizierung verwenden

Temporäre Bauten und Messestände

Großveranstaltungen können ein Ausmaß erreichen, das die Errichtung temporärer Bauten notwendig macht, um dem Bedarf der Veranstaltung gerecht zu werden. Dies können z.B. Zelte, Pavillons oder Hallen sein. Temporäre Bauten sind aus Umweltsicht nachteilig, da sie aufgrund schlechter Isolierung viel Energie verbrauchen und sie darüber hinaus durch den hohen Einsatz von Baumaterialien ressourcenintensiv sind. Um temporäre Bauten zu vermeiden, ist im Vorfeld zu prüfen, ob ein anderer Veranstaltungsort gewählt werden kann.

Sind temporäre Bauten erforderlich, ist der Auf-, Abbau und Betrieb umweltschonend zu gestalten. Dabei werden langlebige, recycelbare, ökologisch und gesundheitlich unbedenkliche Baumaterialien und -elemente in Systembauweise eingesetzt. Der Rückbau erfolgt vollständig, die Nachnutzung der Materialien wird weitestgehend sichergestellt. Dauerhafte Flächenversiegelungen und Bodenbeschädigungen sind zu vermeiden. Bei kleineren Veranstaltungen und Auftritten auf Messen werden vor allem die Aufbauten und Stände betrachtet. Diese sind so umzusetzen, dass eine Wiederverwendung gewährleistet werden kann.

Insbesondere bei individuell gefertigten Ständen sollte die Wiederverwendung auf weiteren Messen sichergestellt sein. Für Messestände eingesetztes Holz stammt entweder aus nachhaltiger Forstwirtschaft oder es wird Recyclingholz verwendet. Nicht mehr verwendbare Bauteile sind einem Recyclingsystem zuzuführen; Materialien, die nicht rezykliert werden können, sind sachgerecht zu entsorgen. Der Standbetrieb erfolgt möglichst energiesparend. Aufgrund der Relevanz für temporäre Bauten wird insbesondere auf die Handlungsfelder „Energie und Klima“ und „Abfallmanagement“ verwiesen.

Ziele

• Vermeidung von umwelt- und gesundheitsbedenklichen Stoffen und Abfällen
• Wiederverwendung der eingesetzten Bauteile
• Schutz des Bodens

Maßnahmen

• Alternative Locations ohne Notwendigkeit temporärer Bauten recherchieren
• Recycelbare Transportverpackungen und Baumaterialien verwenden
• Getrennte Abfallentsorgung sicherstellen
• Wesentliche Bauteile zur Wiederverwendung einlagern oder mieten

Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen 

Auch bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, die für die Veranstaltung benötigt werden, können mehrere positive Signale gesetzt werden. Da der Bund eine besondere umweltpolitische Verantwortung trägt, müssen sich die Veranstaltungsorganisatorinnen und -organisatoren zunächst fragen, ob überhaupt bestimmte Produkte angeschafft werden müssen, bevor sie im zweiten Schritt auf nachhaltige Produkte und Dienstleistungen setzen. Überprüft werden sollte auch immer, ob der Kauf eines gebrauchten Produktes oder eine Miete die nachhaltigere Variante ist.

Mit der gezielten Nachfrage werden nachhaltige Produkte und Dienstleistungen am Markt gestärkt und dadurch auch die Verbreitung und Anwendung von Innovationen unterstützt. Durch das Berücksichtigen von Nachhaltigkeitsaspekten bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen für Konferenzen und Veranstaltungen kann der Bund eine Vorreiterrolle mit Signalfunktion für einen nachhaltigen Konsum übernehmen. Durch die Vorbildwirkung auf die Teilnehmenden als Verbraucherinnen und Verbraucher kann ein zusätzlicher Effekt erzielt werden. Das Vergaberecht bietet umfangreiche Möglichkeiten, nachhaltige Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen. Die Beschaffenden haben vielfältige Instrumente zur Hand, um Nachhaltigkeitskriterien abzufragen (z.B. Lebenszykluskostenrechner, Gütezeichen, EMAS, Energieeffizienzlabel). Bei der Formulierung der technischen Spezifikationen, der Zuschlagskriterien und der Auftragsausführungsbedingungen darf auf bestimmte Gütezeichen wie den „Blauen Engel“ oder das EU-Umweltzeichen pauschal verwiesen werden. Zudem können Gütezeichen auch als Nachweis gefordert werden.

Ziele

• Bei allen Beschaffungen Nachhaltigkeitsaspekte miteinbeziehen
• „Papierflut“, wo möglich, eindämmen

Maßnahmen

• Bedarf bei Neuanschaffungen prüfen
• Bei allen Produkten auf Zertifizierungen (z.B. „Blauer Engel“) achten
• Papierverbrauch reduzieren (bspw. durch digitales Einladungsmanagement)
• Reinigungsmittel sparsam einsetzen

Catering

Das Anbieten von Getränken und/oder Speisen gehört zu nahezu jeder Veranstaltung. Das Handlungsfeld „Catering“ berücksichtigt Gesichtspunkte der Verpflegung der Teilnehmenden, der Beschaffung (vor allem von Lebensmitteln) und des damit verbundenen Transportaufkommens sowie der Abfallvermeidung und -trennung. Besondere Beachtung bei der Auswahl finden hier saisonale, ökologisch angebaute und fair gehandelte Produkte. Flugwaren – zum Beispiel Wintererdbeeren – sind zu vermeiden.Ein veganes und vegetarisches Catering schont die Umwelt, weshalb bei der Produktauswahl grundsätzlich ausschließlich auf entsprechende Produkte zu achten ist. Das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit verzichtet bei Veranstaltungen bereits seit einigen Jahren auf das Angebot von Fisch oder Fischprodukten sowie Fleisch oder aus Fleisch hergestellten Produkten. Ist das Angebot von Fleisch und/oder Fisch nicht zu vermeiden, wie aus Gründen der Gastfreundschaft bei internationalen Veranstaltungen, sind diese nach Umweltgesichtspunkten auszuwählen.

Ziele 

• Produkte aus ökologischem Landbau verwenden
• Saisonale & faire, vegetarische & vegane Speisen anbieten
• Lebensmittel- und sonstige Abfälle vermeiden

Maßnahmen

• Saisonale und umweltgerecht transportierte Lebensmittel verwenden
• Veganes / vegetarisches Catering und Leitungswasser aus Karaffen anbieten
• Mehrweggeschirr, -besteck und Gläser verwenden/ Verteilen der übrig gebliebenen Speisen/ Beste-Reste-Boxen

Abfallmanagement

Durch die Reduktion von Abfällen und das korrekte Trennen der Abfälle werden wertvolle Ressourcen geschützt und die Kreislaufwirtschaft unterstützt. Das Handlungsfeld „Abfallmanagement“ zielt vor allem auf die Begrenzung und mögliche Reduzierung der Abfallmengen.

Ziele

• Abfälle vermeiden bzw. reduzieren
• Anfallende Abfälle trennen

Maßnahmen

• Mehrwegverpackungen verwenden
• Rückgabesysteme einführen (z.B. Namensschilder) / Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Lieferantinnen und Lieferanten über das Trennen von Abfall informieren

Umgang mit Wasser

Zum Schutz der Ressource Wasser sind ein verantwortungsvoller Umgang und Maßnahmen zur Senkung der Abwasserbelastung, z.B. durch Verwendung biologisch abbaubarer Reinigungsmittel, von Bedeutung. Hinsichtlich der Beschaffung und der Verwendung umweltfreundlicher Reinigungsmittel sei auf das Handlungsfeld „Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen“ verwiesen.

Ziele

• Schonung der Ressource Wasser

Maßnahmen

• Sparsamer Umgang mit Wasser, z.B. Einsatz von wassersparenden Geräten in Küchen und Kantinen 
• Anbringen von Schildern mit Hinweisen zu wassersparenden Vorrichtungen in Sanitärräumen, um auch das Bewusstsein der Teilnehmenden anzusprechen

Gastgeschenke und Give-aways

Das nachhaltigste Gastgeschenk oder Give-away ist jenes, welches gar nicht erst produziert wird. Teilnehmende einer Veranstaltung sind immer auch Verbraucherinnen und Verbraucher, die sich regelmäßig nur kurzzeitig an einem Geschenk erfreuen. Langfristig werden solche Produkte jedoch meistens nicht weiter genutzt, da sie nicht gebraucht werden. Der Verzicht auf Gastgeschenke und Give-aways ist aus ökologischer Sicht daher konsequent und kann auch positiv vermittelt werden. Kann dennoch nicht darauf verzichtet werden, sollten die im Rahmen von Veranstaltungen überreichten Geschenke und Give-aways einerseits nicht kurzfristig zu Abfall werden und andererseits in ihrer Herstellung und Anlieferung sowohl die Umwelt möglichst wenig belasten als auch sozial verträglich sein.

Ziele 

• Gastgeschenke und Give-aways vermeiden
• Andernfalls auf nachhaltige Lösungen setzen

Maßnahmen 

• Gastgeschenke oder Give-aways nicht mit anbieten
• Wo nicht anders möglich, auf umwelt-, sozialverträgliche und saisonale Erzeugnisse setzen

Organisation, Kommunikation und Evaluation

Damit Nachhaltigkeitsaspekte von Anfang an berücksichtigt werden, ist es wichtig, eine Ansprechperson zu benennen, die den Mitarbeitenden, die mit der Vorbereitung von Veranstaltungen beauftragt sind, bei konkreten Fragen zum Thema „Nachhaltigkeit“ fachliche Unterstützung gewähren kann. Optimal ist die Einrichtung einer Stelle, die die Organisation von Veranstaltungen, einschließlich der Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten, übernimmt (zentrales Veranstaltungsmanagement).

Damit wird die Kompetenz gebündelt. Zentral sind außerdem die Kommunikation der gesetzten Nachhaltigkeitsziele und Maßnahmen, sowohl intern als auch nach außen. Nur wenn die Zuständigkeiten und Maßnahmen frühzeitig allen Mitarbeitenden bekannt sind, können diese auch umgesetzt werden. Schulungen des internen und externen Personals sind hier essenziell. Die Kommunikation nach außen wirkt als Ansporn, die gesetzten Ziele mit Blick auf Nachhaltigkeit tatsächlich zu erreichen. Ferner kann auf diese Weise extern für die Nachhaltigkeitsziele geworben werden, um andere Organisatorinnen und Organisatoren von Veranstaltungen ebenfalls für eine nachhaltige Ausrichtung ihrer jeweiligen Aktivitäten zu gewinnen. Zu einem nachhaltigen Veranstaltungsmanagement gehört ferner die Messung, die Auswertung und bei größeren Veranstaltungen die Kommunikation der Wirkungen durchgeführter Maßnahmen.

Ziele 

• Den Erfolg der ergriffenen Maßnahmen dokumentieren und kommunizieren

Maßnahmen

• Ansprechperson benennen
• Teilnehmende auf Nachhaltigkeitsaspekte der Veranstaltung hinweisen (z.B. über Präsentationsflächen in den Pausen)
• Daten zur Wirkung der Maßnahmen erheben, auswerten und kommunizieren

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit ist ein wichtiger sozialer Aspekt bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Die Berücksichtigung der Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen soll deren eigenständige und aktive Teilnahme ermöglichen. So ist der barrierefreie Zutritt für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen (bei mehrtägigen Veranstaltungen auch der Übernachtungsmöglichkeiten) zu gewährleisten. Auch Personen mit anderen Einschränkungen (z.B. mit Seh- und Hörbehinderung) ist die Teilnahme zu ermöglichen.

Ziele 

• Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen miteinbeziehen

Maßnahmen

• Barrierefreie Versendung von Einladungen
• Geeignete Sitz- und Stellplätze für Personen im Rollstuhl
• Leit- und Orientierungssysteme für Personen mit Sehbehinderung
• Gebärdensprachdolmetschung für Personen mit Hörbehinderung und Gehörlose

Gender-Mainstreaming

Von Veranstaltungen können wichtige Impulse für Geschlechtergerechtigkeit durch die Beachtung von „Gender-Mainstreaming“ ausgehen. Dies betrifft insbesondere die Einhaltung eines geschlechtergerechten Sprachgebrauchs sowie eine möglichst paritätische Einladungspraxis von Expertinnen und Experten. Zudem sollten Teilnehmende und Menschen mit aktiven Rollen, die Kinder zu versorgen haben, bei Bedarf auf eine idealerweise kostenlose Kinderbetreuung vor Ort oder in unmittelbarer Nähe zurückgreifen können.

Ziele 

• Grundsätze von Gender-Mainstreaming in jeder Planungsphase berücksichtigen
• Vereinbarkeit gewährleisten

Maßnahmen

• Geschlechtergerechte Formulierungen verwenden
• Auf die Ausgewogenheit der Geschlechter bei Beteiligten (Vortragende, Moderation) achten
• Ggf. Kinderbetreuung anbieten

Den Leitfaden des BMUs und UBAs finden Sie hier.